Tỉnh Ninh Bình với quyết tâm xây dựng một chính quyền số hiện đại, minh bạch và hiệu quả, đã chính thức ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc (eCabinet) kèm theo Quyết định số 17/2026/QĐ-UBND. Đây không chỉ là một văn bản quy phạm pháp luật thuần túy mà còn là lời khẳng định về một tư duy quản trị mới: Lấy công nghệ làm đòn bẩy để tối ưu hóa hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo và điều hành thông qua việc hỗ trợ tổ chức họp, lấy ý kiến và cung cấp tài liệu điện tử nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian.

Xóa bỏ rào cản truyền thống

 Việc triển khai Hệ thống eCabinet mang lại ý nghĩa sâu sắc, tác động trực tiếp đến chất lượng công vụ thông qua việc tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí. Thay vì tiêu tốn nguồn nhân lực phục vụ hậu cần cho hàng ngàn cuộc họp mỗi năm, eCabinet cho phép số hóa toàn bộ quy trình với các tính năng như: Lập lịch họp, cập nhật tài liệu điện tử và điểm danh đại biểu, xin ý kiến, biểu quyết,.... Hệ thống tạo ra sự thay đổi về chất trong công tác chuẩn bị khi thông báo sớm thông tin cuộc họp để đại biểu có thời gian tham khảo tài liệu trước khi dự họp, giúp nâng cao chất lượng thảo luận. Ngoài ra, eCabinet đóng vai trò là "mắt xích" trung tâm trong hệ sinh thái dữ liệu số của tỉnh nhờ việc kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu từ Hệ thống với Kho dữ liệu dùng chung của tỉnh theo mô hình liên thông dữ liệu cấp tỉnh (LGSP), đảm bảo dữ liệu được tích hợp phải đúng, đủ, sạch, sống.

Khung pháp lý và Quy trình vận hành chặt chẽ

 Quy chế mới được xây dựng trên nền tảng các luật định quan trọng như Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, Luật Công nghệ thông tin, Luật An ninh mạng và Luật Giao dịch điện tử. Quyết định này chính thức có hiệu lực từ ngày 15/02/2026, thay thế cho Quyết định số 14/2023/QĐ-UBND trước đây. Hệ thống được vận hành với quy trình nghiêm ngặt, bắt đầu từ việc đầu mối chuẩn bị cuộc họp thực hiện đăng ký lịch và khởi tạo thông tin trình lãnh đạo phê duyệt. Tài liệu cuộc họp phải được chủ trì phê duyệt trước khi đăng tải thay cho tài liệu giấy. Đại biểu tham dự có trách nhiệm xác nhận tham dự hoặc ủy quyền trực tiếp trên hệ thống chậm nhất 01 ngày trước cuộc họp và tự chuẩn bị các thiết bị di động thông minh để tham gia khai thác dữ liệu.

Công nghệ hỗ trợ và Bảo mật an toàn thông tin

 Hệ thống eCabinet không chỉ là nơi lưu trữ mà còn tích hợp các công nghệ tiên tiến như chức năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản để hỗ trợ biên tập biên bản cuộc họp và thực hiện ghi âm tất cả các phiên họp nhằm đảm bảo lưu trữ an toàn. Song song với đó, tính an toàn luôn được đặt lên hàng đầu khi người dùng phải đăng nhập qua Hệ thống xác thực tập trung (SSO) và mật khẩu phải được thay đổi định kỳ tối thiểu 03 tháng một lần. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm vận hành hệ thống máy chủ, xây dựng các giải pháp bảo đảm an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3 đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Mọi hành vi tự ý tháo gỡ, thay đổi cấu hình phần cứng hoặc cài đặt phần mềm trái phép gây rủi ro bảo mật đều bị nghiêm cấm để bảo vệ tính toàn vẹn của hệ thống.

Trách nhiệm của người đứng đầu và Tính minh bạch

 Sự thành công của eCabinet phụ thuộc lớn vào quyết tâm của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, những người phải gương mẫu sử dụng tài liệu điện tử và chịu trách nhiệm về tình hình quản lý hệ thống tại đơn vị mình. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, nếu phát hiện trường hợp thực hiện thiếu nghiêm túc hoặc vi phạm Quy chế thì phải xử lý nghiêm theo quy định. Văn phòng UBND tỉnh đóng vai trò chủ trì theo dõi, đôn đốc và định kỳ hằng Quý thực hiện tổng hợp kết quả thực hiện của các cơ quan để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Việc triển khai nghiêm túc Hệ thống eCabinet chính là bước đi vững chắc để Ninh Bình hoàn thiện chính quyền số, nâng cao tính minh bạch và tốc độ xử lý công việc trong thời kỳ mới.