Theo Công văn số 2119-CV/BTCTW ngày 11/9/2026, Ban Tổ chức Trung ương đã hướng dẫn việc xử lý một số trường hợp trong quá trình số hóa hồ sơ đảng viên, nhất là đối với hồ sơ thiếu thành phần tài liệu trên cơ sở dữ liệu đảng viên. Nội dung hướng dẫn nhằm tháo gỡ những vướng mắc phát sinh trong thực tiễn, đồng thời bảo đảm yêu cầu đúng quy định, chặt chẽ về hồ sơ nhưng không làm ảnh hưởng đến tiến độ số hóa.

Trước khi số hóa, hồ sơ phải được chỉnh lý theo quy định

Ban Tổ chức Trung ương nhấn mạnh, căn cứ Công văn số 1361-CV/BTCTW ngày 30/6/2026, hồ sơ đảng viên phải được chỉnh lý theo quy định trước khi thực hiện số hóa. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm dữ liệu được đưa vào hệ thống có cơ sở, thống nhất và phục vụ hiệu quả công tác quản lý hồ sơ đảng viên trong môi trường số.

Việc số hóa vì vậy không chỉ đơn thuần là chuyển tài liệu giấy sang dạng điện tử, mà phải gắn với rà soát, chỉnh lý và chuẩn hóa hồ sơ, góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu và hiệu quả quản lý.

Hồ sơ đã được xác nhận thiếu: Số hóa ngay văn bản xác nhận

Đối với những hồ sơ đã được cấp có thẩm quyền xác nhận thiếu thành phần hồ sơ, Ban Tổ chức Trung ương yêu cầu thực hiện số hóa văn bản xác nhận của cấp có thẩm quyền, có thể là biên bản hoặc mục lục hồ sơ đảng viên.

Quy định này giúp bảo đảm hồ sơ điện tử phản ánh đầy đủ tình trạng hồ sơ thực tế, đồng thời tạo căn cứ để theo dõi, quản lý đối với những trường hợp còn thiếu thành phần tài liệu.

Hồ sơ chưa được xác nhận thiếu: Hoàn thiện nhưng không chờ mới số hóa

Đối với hồ sơ còn thiếu thành phần nhưng chưa có xác nhận của cấp có thẩm quyền, Ban Tổ chức Trung ương yêu cầu báo cáo cấp ủy có thẩm quyền để thực hiện hoàn thiện hồ sơ đảng viên theo quy định tại Điểm 3, Mục II Hướng dẫn số 38-HD/BTCTW ngày 29/9/2025.

Đáng chú ý, các tài liệu khác vẫn phải tiếp tục thực hiện số hóa để bảo đảm tiến độ theo yêu cầu, không chờ hoàn thiện hồ sơ xong mới thực hiện số hóa. Đây là điểm cần được quán triệt trong quá trình triển khai, tránh tình trạng một số hồ sơ thiếu tài liệu dẫn đến phải tạm dừng toàn bộ quá trình số hóa.

Tinh thần xuyên suốt là: vừa bảo đảm tính chặt chẽ, đầy đủ của hồ sơ, vừa bảo đảm tiến độ số hóa; việc hoàn thiện hồ sơ và số hóa được thực hiện theo hướng song hành, không để vướng mắc ở một số trường hợp làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Nghiên cứu bổ sung chức năng trên Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0

Ban Tổ chức Trung ương cũng cho biết đã ghi nhận các ý kiến, kiến nghị từ thực tiễn của Ban Tổ chức Tỉnh ủy Tuyên Quang và Ban Tổ chức Tỉnh ủy Thái Nguyên.

Trên cơ sở đó, Ban Tổ chức Trung ương sẽ phối hợp với Văn phòng Trung ương Đảng và đơn vị xây dựng phần mềm nghiên cứu, bổ sung chức năng trên phần mềm Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0, nhằm phân loại và theo dõi riêng các trường hợp hồ sơ đảng viên thiếu thành phần nhưng đã được cấp ủy có thẩm quyền xác nhận.

Cùng với đó, chức năng phần mềm sẽ hỗ trợ quản lý, theo dõi tiến độ hoàn thiện, bổ sung hồ sơ và tổng hợp kết quả thực hiện, tạo thuận lợi hơn cho công tác số hóa và quản lý hồ sơ đảng viên trong thời gian tới.

Bảo đảm “đúng quy định - đúng tiến độ - quản lý chặt chẽ”

Có thể thấy, hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương đặt ra yêu cầu kép trong quá trình số hóa hồ sơ đảng viên: không buông lỏng yêu cầu về tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ, nhưng cũng không để những hồ sơ còn thiếu thành phần trở thành điểm nghẽn của tiến độ số hóa.

Việc triển khai đồng bộ các giải pháp chỉnh lý hồ sơ, xác nhận tình trạng thiếu tài liệu, số hóa các tài liệu hiện có và theo dõi quá trình hoàn thiện, bổ sung sẽ góp phần từng bước hình thành cơ sở dữ liệu đảng viên đầy đủ, thống nhất, phục vụ tốt hơn công tác quản lý, khai thác và sử dụng thông tin trong tình hình mới.