Văn bản được ban hành trên cơ sở triển khai thực hiện Công văn số 8125/BNV-CVT ngày 28/7/2026 của Bộ Nội vụ nhằm chủ động phòng ngừa, hạn chế thấp nhất nguy cơ thiệt hại đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Theo đó, UBND tỉnh yêu cầu người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, địa phương quán triệt đầy đủ các chủ trương, chỉ đạo của Trung ương, Chính phủ và Bộ Nội vụ về công tác phòng, chống thiên tai gắn với bảo vệ hồ sơ, tài liệu lưu trữ; xác định đây là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Đồng thời, phân công rõ trách nhiệm của người đứng đầu và đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ theo nguyên tắc "rõ người, rõ việc, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm và rõ kết quả" trong phòng ngừa, ứng phó và khắc phục hậu quả thiên tai đối với kho lưu trữ.

Các cơ quan, đơn vị được yêu cầu khẩn trương rà soát toàn bộ hệ thống kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu; kịp thời sửa chữa, nâng cấp các hạng mục xuống cấp, có nguy cơ mất an toàn, bảo đảm kho lưu trữ không bị dột, ngập úng khi xảy ra mưa lũ lớn. Đối với các kho lưu trữ nằm tại khu vực có nguy cơ sạt lở, ngập sâu hoặc chịu ảnh hưởng trực tiếp của thiên tai, cần chủ động xây dựng phương án di dời hồ sơ, tài liệu đến nơi an toàn; ưu tiên bố trí kinh phí để nâng cấp cơ sở vật chất, hệ thống điện, thoát nước và trang bị đầy đủ phương tiện, vật tư phục vụ công tác phòng, chống thiên tai và cứu hộ tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh đó, UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị rà soát, cập nhật và hoàn thiện kế hoạch phòng, chống thiên tai, phương án bảo vệ hồ sơ, tài liệu lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế; chuẩn bị đầy đủ phương án ứng phó với các tình huống mưa lớn, bão mạnh, ngập lụt, sạt lở đất và các loại hình thiên tai khác. Việc phân loại hồ sơ, tài liệu có giá trị để ưu tiên bảo vệ, di dời khẩn cấp khi cần thiết cần được thực hiện nghiêm túc; đồng thời triển khai hiệu quả phương châm "bốn tại chỗ", bảo đảm sẵn sàng lực lượng, phương tiện, vật tư và hậu cần phục vụ công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ.

Để nâng cao khả năng bảo vệ lâu dài đối với tài liệu lưu trữ, tỉnh cũng yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ và chuyển đổi số trong công tác lưu trữ; tăng cường số hóa hồ sơ, tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản, khai thác và phục hồi thông tin khi xảy ra sự cố. Song song với đó là đẩy mạnh công tác tuyên truyền, tập huấn, diễn tập các phương án phòng, chống thiên tai và kỹ năng xử lý, cứu hộ, bảo quản tài liệu lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

UBND tỉnh giao Sở Nội vụ theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc việc triển khai thực hiện; kịp thời tổng hợp tình hình, báo cáo UBND tỉnh những khó khăn, vướng mắc và đề xuất giải pháp xử lý theo quy định. Việc thực hiện nghiêm các nhiệm vụ nêu trên sẽ góp phần bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, giữ gìn nguồn tài liệu có giá trị phục vụ công tác quản lý nhà nước và đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng trong bối cảnh thiên tai ngày càng diễn biến khó lường.

Xem chi tiết Văn bản số 5508/UBND-VP7 tại đây.