Theo Văn bản hợp nhất số 68/2026/VBHN-TT-BXD ngày 09/9/2026 của Bộ Xây dựng, quy định hiện hành áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động kiểm định xe cơ giới và kiểm định khí thải xe mô tô, xe gắn máy; không áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an.

Cấp mới: Hồ sơ phải đầy đủ, điều kiện phải được kiểm chứng thực tế

Đối với cơ sở đăng kiểm xe cơ giới, hồ sơ đề nghị cấp mới gồm văn bản đề nghị theo mẫu; bản vẽ mặt bằng tổng thể, mặt bằng nhà xưởng bố trí dây chuyền kiểm định; kết quả đánh giá, chứng nhận phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong trường hợp thuộc diện áp dụng; danh sách nhân lực và danh sách thiết bị kiểm tra.

Tổ chức thành lập cơ sở đăng kiểm nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp, qua hệ thống bưu chính hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Đáng chú ý, quy trình không dừng ở việc kiểm tra hồ sơ mà yêu cầu kiểm tra, đánh giá thực tế. Theo quy định, việc kiểm tra, đánh giá thực tế được thực hiện trong thời hạn 08 ngày kể từ ngày lập thông báo tiếp nhận hồ sơ. Nội dung kiểm tra bao gồm điều kiện kinh doanh dịch vụ kiểm định và yêu cầu kỹ thuật đối với cơ sở đăng kiểm.

Nếu đạt yêu cầu, giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định xe cơ giới được cấp trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, đánh giá thực tế đạt yêu cầu. Trường hợp chưa đạt, các nội dung không đạt phải được chỉ rõ để cơ sở khắc phục.

Đối với trường hợp không đạt, việc khắc phục và kiểm tra, đánh giá lại được thực hiện trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày có thông báo các nội dung không đạt. Quá thời hạn này, tổ chức phải thực hiện lại trình tự, thủ tục từ đầu.

Cấp lại giấy chứng nhận: Phân định rõ từng trường hợp

Quy định mới phân loại cụ thể các trường hợp cấp lại giấy chứng nhận, qua đó tránh tình trạng áp dụng một quy trình cho mọi trường hợp.

Đối với trường hợp giấy chứng nhận bị mất, bị hỏng, thay đổi thông tin địa giới hành chính, hồ sơ và trình tự xử lý được quy định theo hướng phù hợp với tính chất của từng trường hợp. Riêng trường hợp thay đổi vị trí, tăng số lượng dây chuyền kiểm định, thay đổi loại dây chuyền, thay đổi thiết bị làm thay đổi loại phương tiện được kiểm định hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận, cơ sở phải thực hiện hồ sơ với đầy đủ các thành phần theo quy định, trong đó có bản vẽ, kết quả đánh giá phù hợp, danh sách nhân lực và thiết bị.

Điểm đáng chú ý là thủ tục được đơn giản hóa ở những trường hợp không phát sinh thay đổi về điều kiện kỹ thuật, nhưng khi có thay đổi làm ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực kiểm định thì vẫn phải kiểm tra, đánh giá theo quy định.

Kiểm định khí thải xe máy: Không chỉ kiểm tra giấy tờ

Đối với cơ sở kiểm định khí thải xe mô tô, xe gắn máy, hồ sơ cấp mới gồm văn bản đề nghị; bản vẽ bố trí chung của cơ sở; danh sách nhân lực; danh sách thiết bị kiểm tra và kết quả đánh giá phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong trường hợp thuộc diện áp dụng.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện kiểm tra xác nhận thực tế trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày lập thông báo tiếp nhận hồ sơ. Nội dung tập trung vào điều kiện kinh doanh dịch vụ kiểm định khí thải và sự phù hợp của cơ sở với yêu cầu kỹ thuật theo QCVN 103:2024/BGTVT.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, đánh giá thực tế đạt yêu cầu, giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định khí thải xe mô tô, xe gắn máy được cấp theo quy định.

Nếu kết quả không đạt, cơ sở được yêu cầu khắc phục. Thời hạn khắc phục và kiểm tra, đánh giá lại là 03 tháng kể từ ngày thông báo các nội dung không đạt; quá thời hạn này, nếu muốn tiếp tục, tổ chức phải thực hiện lại trình tự, thủ tục từ đầu.

Tạm đình chỉ, thu hồi: Xử lý rõ, không để hoạt động khi không đủ điều kiện

Quy định cũng đặt ra cơ chế xử lý cụ thể đối với cơ sở không còn đáp ứng điều kiện hoạt động.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hoặc nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền về cơ sở thuộc trường hợp bị tạm đình chỉ, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định tạm đình chỉ. Khi quyết định có hiệu lực, cơ sở phải ngừng hoạt động kiểm định và công khai việc tạm ngừng hoạt động; đồng thời thực hiện báo cáo trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Đối với trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hoặc nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền, quyết định thu hồi được ban hành theo quy định. Cơ sở phải ngừng hoạt động khi quyết định có hiệu lực và công khai việc ngừng hoạt động.

Đặc biệt, đối với cơ sở đăng kiểm xe cơ giới bị thu hồi, việc bàn giao hồ sơ và phôi giấy chứng nhận kiểm định, tem kiểm định chưa sử dụng cho cơ sở được chỉ định phải được hoàn thành trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thu hồi có hiệu lực.

Đẩy mạnh số hóa, nâng trách nhiệm của cơ sở đăng kiểm

Một điểm quan trọng trong tổ chức thực hiện là yêu cầu lưu trữ hồ sơ cả bản giấy và bản điện tử, bảo đảm an toàn, khoa học và dễ tìm kiếm; hồ sơ cấp mới, cấp lại, tạm đình chỉ, thu hồi được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định.

Bên cạnh đó, tổ chức thành lập cơ sở đăng kiểm trước khi đề nghị cấp giấy chứng nhận phải đề nghị Cục Đăng kiểm Việt Nam cấp quyền khai thác thử nghiệm các phần mềm quản lý kiểm định và các tài khoản phục vụ việc vận hành thử toàn bộ hệ thống kiểm định; đồng thời thông báo thời gian vận hành thử cho cơ quan có liên quan.

Cục Đăng kiểm Việt Nam có trách nhiệm hướng dẫn triển khai, kiểm tra việc cấp mới, cấp lại, tạm đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận của các cơ sở; đồng thời công bố danh sách các tổ chức đánh giá sự phù hợp được chỉ định theo quy định.

Thông qua việc chuẩn hóa hồ sơ, rút gọn quy trình đối với những trường hợp phù hợp, đồng thời kiểm soát chặt điều kiện thực tế và trách nhiệm của cơ sở, quy định mới hướng tới một hệ thống đăng kiểm minh bạch, đúng điều kiện, đúng quy trình và bảo đảm chất lượng kiểm định.

Đây không chỉ là yêu cầu về thủ tục hành chính, mà còn là yêu cầu trực tiếp đối với an toàn giao thông, chất lượng phương tiện và quyền lợi chính đáng của người dân. Mỗi cơ sở đăng kiểm thực hiện đúng quy định, mỗi khâu kiểm tra được thực hiện thực chất sẽ góp phần xây dựng môi trường giao thông an toàn, kỷ cương và bền vững.